OM:Organizational structure

- fout

Het opgegeven bronartikel ("Book:Organization Manual") bestaat niet.

De organisatiestructuur van het Voorbeeld Bedrijf is ingedeeld in drie niveaus:

The structure organization of the Example Company is divided into three levels:

• upper managementCentrale Directie,
• divisions, led by division managersdivisies, geleid door divisiemanagers,
• departments, led by heads of department.

Upper Management

• afdelingen, geleid door afdelingshoofden.

Centrale Directie

In principle, the Upper Management has the following tasks, competencies and responsibilities:

1. Performing the statutory management tasks in accordance with the law.
2. Judicial and extrajudicial representation of the company.
3. Deadline for filing for insolvency.
4. Collection of information on all relevant and economic circumstances.
5. Submission of the monthly wage tax and turnover tax advance returns.
6. Ensuring and monitoring proper bookkeeping and accounting, as well as the preparation of the annual financial statements.
7. Ensuring that the company fulfils its obligations towards the social insurance institutions. Here above all:
   1. Retention of contributions to health insurance, pension insurance and unemployment insurance and payment to the social insurance carriers,
   2. Registration of employees with the employers' liability insurance association.

Division Manager

The Division Managers basically have the following tasks, competencies and responsibilities:

1. Organization of their own area of responsibility and ensuring the proper performance of their duties in compliance with all legal and other normative requirements as well as contractual framework conditions.
2. Defining the organization of the departments of the division in consultation with the heads of the departments.
3. Determining the cooperation within one's own area of responsibility and coordination with other lines as well as cooperation with representatives/special function holders and, if necessary, external persons.
4. Responsibility for the proper use of the working hours of employees, if necessary ordering overtime in compliance with legal and operational requirements.
5. Supervision of the work of the subordinate employees and compliance with specified or agreed deadlines and costs.
6. Ensuring the organization and execution of the fixed on-call services of the departments of the division.
7. Approval of leave, compensation for the time off of subordinate employees and initiation of reporting of leave and sick leave.
8. Approval and checking of business trips and their accounting within the scope of personnel responsibility.
9. Employees must be managed in such a way that their qualifications and initiative are of optimum benefit to the company.

Head of Department

The Heads of Departments basically have the following tasks, competences and responsibilities:

Organization of the department in coordination with the Division Manager, in particular

1. Decide on the distribution of tasks within the department,
2. Determine the work objectives of the subordinates,
3. Determine collaboration with internal and external parties.

Decide on the deployment of subordinates and define work processes.

Responsible for the proper use of employees' working time, ordering overtime if necessary in accordance with legal and operational requirements, and confirming the information in employees' payroll forms.

Organize and perform the specified on-call duties of the department.

Supervising the work of the subordinate employees and adherence to specified or agreed deadlines and costs.

Drawing up a vacation plan for the specialist area, approving vacation, compensating time off for the department, and initiating the reporting of vacation and sick leave times.

Approve and check business trips and their accounting as part of personnel responsibility.

Documenting the tasks of the employees subordinate to him in job descriptions and regularly checking these for correctness and completeness.

Submitting proposals to the responsible Division Manager with regard to

1. personnel planning (personnel requirements, training and further education measures),
2. the transfer or dismissal of employees,
3. the change in the valuation of positions and regrouping of subordinates as well as the granting of bonuses and allowances.

Contributing to the recruitment of new employees, assessing the professional and personal suitability of applicants, and submitting recruitment proposals to the division manager.

Proposals for the annual business plan as well as medium-term planning and responsibility for compliance with the approved planning approaches within the specialist area.

Responsible for the regular and adequate provision of safety briefings to employees in the department.

Monitoring the performance of the tasks of occupational health and safety, accident prevention and environmental protection by the employees subordinate to it in the form of random checks, which must be documented

De Centrale Directie heeft in principe de volgende taken, competenties en verantwoordelijkheden:

1. Het uitvoeren van de statutaire beheerstaken in overeenstemming met de wet.
2. Gerechtelijke en buitengerechtelijke vertegenwoordiging van de vennootschap.
3. Eindverantwoordelijk voor het aanvragen van surseance van betaling.
4. Verzameling van informatie over alle relevante en economische omstandigheden.
5. Indiening van de aangiften maandelijkse loonbelasting en omzetbelasting.
6. Zorgen voor en bewaken van een goede boekhouding en financieel verslaglegging, waaronder het opstellen van de jaarrekening.
7. Ervoor zorgen dat de onderneming haar verplichtingen jegens de socialezekerheidsinstellingen nakomt. Hier vooral:
   1. Inhouding van bijdragen aan ziektekostenverzekeringen, pensioenverzekeringen en werkloosheidsverzekeringen en betaling aan de sociale verzekeraars
   2. Registratie van werknemers bij de werkgeversvereniging voor aansprakelijkheidsverzekering

Divisiemanager

De divisiemanagers hebben in principe de volgende taken, competenties en verantwoordelijkheden:

1. Organisatie van hun eigen verantwoordelijkheidsgebied en zorgen voor de juiste uitvoering van hun taken in overeenstemming met alle wettelijke en andere normatieve vereisten, evenals contractuele randvoorwaarden.
2. Het bepalen van de organisatie van de afdelingen van de afdeling in overleg met de afdelingshoofden.
3. Het bepalen van de samenwerking binnen het eigen verantwoordelijkheidsgebied en afstemming met andere lijnen alsmede de samenwerking met vertegenwoordigers / bijzondere functiehouders en eventueel externe personen.
4. Verantwoordelijkheid voor het juiste gebruik van de werkuren van medewerkers, indien nodig overuren instellen conform wettelijke en operationele eisen.
5. Toezicht houden op het werk van de ondergeschikte medewerkers en het naleven van opgegeven of overeengekomen termijnen en kosten.
6. Zorgen voor de organisatie en uitvoering van de vaste oproepdiensten van de afdelingen van de divisie.
7. Goedkeuring van verlof, vergoeding voor verlof van ondergeschikte werknemers en aanvang van de melding van verlof en ziekteverlof.
8. Goedkeuring en controle van zakenreizen en hun boekhouding in het kader van de personeelsverantwoordelijkheid.
9. Werknemers moeten zo worden bestuurd dat hun kwalificaties en initiatief optimaal zijn voor de onderneming.

Afdelingshoofd

De afdelingshoofden hebben in principe de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden:

1. Organisatie van de afdeling in overleg met met name de Divisiemanager
   1. Beslis over de taakverdeling binnen de afdeling,
   2. Bepaal de werkdoelstellingen van de ondergeschikten,
   3. Bepaal de samenwerking met interne en externe partijen.
2. Beslissen over de inzet van ondergeschikten en definiëren werkprocessen.
3. Verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de werktijd van de werknemers, indien nodig het instellen van overuren in overeenstemming met de wettelijke en operationele vereisten en het bevestigen van de informatie in de loonlijsten van de werknemers.
4. Op afroep organiseren en uitvoeren van de gespecificeerde diensten van de afdeling.
5. Het toezicht houden op het werk van de ondergeschikte werknemers en het naleven van gespecificeerde of overeengekomen termijnen en kosten.
6. Vakantieplan opstellen voor het vakgebied, vakantie goedkeuren, vrije tijd compenseren voor de afdeling en het melden van vakantie- en verzuimtijden.
7. Zakenreizen en hun boekhouding goedkeuren en controleren als onderdeel van de personeelsverantwoordelijkheid.
8. De taken van de ondergeschikte medewerkers documenteren in functieomschrijvingen en deze regelmatig controleren op juistheid en volledigheid.
9. Voorstellen indienen bij de verantwoordelijke afdelingsmanager met betrekking tot:
   1. personeelsplanning (personeelsvereisten, maatregelen voor opleiding en bijscholing),
   2. de overplaatsing of het ontslag van werknemers,
   3. de wijziging in de waardering van posities en hergroepering van ondergeschikten, evenals de toekenning van bonussen en toelagen.
10. Bijdragen aan de werving van nieuwe medewerkers, de professionele en persoonlijke geschiktheid van sollicitanten beoordelen en wervingsvoorstellen indienen bij de Divisiemanager.
11. Voorstellen voor het jaarlijkse bedrijfsplan, evenals planning op middellange termijn en verantwoordelijkheid voor de naleving van de goedgekeurde planningsbenaderingen binnen het specialistische gebied.
12. Verantwoordelijk voor het regelmatig en adequaat verstrekken van veiligheidsinstructies aan medewerkers van de afdeling.
13. Het toezicht op de uitvoering van de taken van gezondheid en veiligheid op het werk, ongevallenpreventie en milieubescherming door de ondergeschikte werknemers in de vorm van willekeurige controles, die moeten worden gedocumenteerd.